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Llevo alrededor de 10 años trabajando en remoto (léase desde casa) y, o eres organizado, o tarde o temprano no vas a poder seguir viviendo de lo que sea que hagas. Con un poco de optimización, vas a poder hacer más trabajo en casi la mitad de tiempo.

Antes de empezar, un pequeño experimento

Pones el agua al fuego y, mientras se calienta, vas al baño a recoger la ropa, la traes al cuarto de la lavadora y empiezas a escuchar el agua hervir. Vas corriendo a poner los macarrones a calentar y seguidamente pones en marcha la lavadora. Eres multitarea, genial, como no paras la pata, sientes que lo estás haciendo bien, ¿verdad?, ¡no!, ¡compruébalo!

Abre un fichero de Excel y prepara dos columnas, una que se llame "número" y la otra "letra". En la primera columna, vas a empezar a poner los números de manera secuencial: 1, 2, 3, 4, ..., mientras que en la segunda, el abecedario: a, b, c, d, ... Vas a hacerlo dos veces, en una, tienes que escribir primero el número y luego su letra correspondiente. Cronométrate. Luego vuelve a hacer lo mismo, pero esta vez, rellena primero toda la columna de números y luego la de letras. Vuelve a cronometrarte.

En una actividad tan simple como esa, en mi caso he ahorrado 29 segundos cuando lo he hecho de la segunda manera, ya que cuando no vas saltando de tarea en tarea, eres capaz de hacerlo más rápido, imagínate lo que pasa cuando estás haciendo cosas importantes.

En el mundo de las cadenas de comida rápida se optimizan todos los procesos para que, mientras haces una tarea, no tengas que estar caminando de un lado a otro para buscar los ingredientes, por ejemplo, así puedes preparar más hamburguesas en el mismo tiempo. La lógica es que, si estás caminando de un lado para otro, no estás haciendo hamburguesas.

Sé obsesivo con el orden

Todo empieza por el orden en tu zona de trabajo, ya sea un escritorio de ordenador, una cocina o una fábrica de quesos. En mi caso, sigo una máxima, Limpia más de lo que ensucias (la regla del Boy Scout).

Si necesito una cucharilla para el café y no hay ninguna limpia, como mínimo limpiaré dos, nunca sabes a priori si volverás a estar liado como para dejar algo sucio de nuevo en el fregadero. A la hora de programar sucede lo mismo, antes de hacer un cambio, me aseguro de que el fichero esté limpio (sin espacios de más en blanco, buena indentación y siempre siguiendo una misma guía de estilo de código).

Algunos días hay que sacar cosas "funcionales" (chapucillas), así que tienes que aprovechar cada minuto libre para dejarlo bonito de nuevo. Considéralo como una inversión, un entorno de trabajo organizado, a parte de hacerte sentir genial, es más productivo.

Agrupa tus tareas

Empiezas a las 8 de la mañana, te levantas a por un café, vuelves al ordenador, le echas un ojo al email y luego vas intercalando tareas, te llega una notificación de email y vas corriendo a responderlo porque parece importante, mientras el compañero de trabajo te interrumpe "un segundo" para preguntarte si el naranja de la firma de correo es lo suficientemente corporativo, reuniones imprevistas y demás.

En los casos más bizarros, recibes un mensaje instantáneo diciéndote que te acaban de enviar un email... ¡Genial!, ¡gracias!, supongo que no era suficiente con la notificación que saltó en el smartwatch, en el móvil y en el propio cliente de correo que tenía abierto.

Cuando te das cuenta, has hechado a perder un día de trabajo.

Que no te vuelva a suceder, agrupa todas tus tareas tanto como puedas, al igual que comprobaste en el experimento, es muchísimo más rápido responder 5 mensajes de soporte técnico en el mismo momento, que no según te van llegando.

Si tu trabajo te lo permite, incluso puedes dedicarle varios días fijos a la semana a una tarea concreta. Habla con tus compañeros, negocia con ellos la política que vas a seguir para responder a sus emails, tratando que no te manden un mensaje instantáneo si no es de vida o muerte porque, a nivel de empresa, segundo a segundo vais sumando horas caminando entre una cosa y otra.

En el caso de este blog también hago lo mismo, abro una nota de Evernote los sábados por la tarde e invierto 15 minutos anotando todas las ideas de posibles posts que te podrían interesar, luego 5 minutos más para borrar los que no me gustan y pulir las ideas de los que finalmente voy a hacer. El domingo preparo todos los artículos que voy a publicar en la semana y los voy programando para las horas más adecuadas.

Conclusión

Si quieres ser más productivo, la organización es fundamental. Y créeme cuando te digo que la productividad te hace sentir bien. Si te preguntas por qué existe el refrán "Si quieres que algo sea hecho, pídeselo a alguien ocupado", es porque es cierto.

Hay estudios que dicen que, para entrar en tu zona de concentración, necesitas al menos una hora o dos haciendo una misma cosa, tenlo en cuenta cuando planifiques tu día a día.

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