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La vida está repleta de historias que tratan acerca de una gran empresa, que consigue amasar una suma de dinero considerable y, al cabo del tiempo, cierra, pasando a la historia con más o menos pena o gloria. Las razones pueden ser infinitas, pero hoy nos vamos a centrar en paliar en parte el problema de comerse el mercado.

Un ejemplo más o menos reciente son las pulseras Power Balance. Me apuesto unas cervezas a que, como mínimo, conoces a una persona que se haya comprado una. En esta empresa consiguieron un efecto viral y pudieron colocar millones de unidades a lo largo de todo el mundo en poco tiempo. ¿Cómo es posible entonces que la empresa se declarase en quiebra en 2011?.

El problema está en que (dejando a un lado las demandas a las que se enfrentaron), por muy buen marketing que tengas detrás, si únicamente tienes un producto para un mismo grupo de gente, no te lo van a comprar dos veces. Tarde o temprano se te va a agotar tu zona de pesca. Todo lo contrario que Apple, por ejemplo, una empresa que va mucho más allá de fidelizar a sus clientes, conviertiéndolos en comerciales boca a boca sin que se den cuenta.

Tú no tienes que irte a un extremo u otro, puedes seguir construyendo día a día tu empresa y convertirla en un negocio sostenible, mediante el Marketing de Relaciones. Podrás fidelizar mejor a tus clientes y repescarles una y otra vez con promociones muy enfocadas a lo que ellos quieren comprarte.

Las empresas tiran en seguida por Excel en cuanto necesitan empezar a guardar datos pero, Como dice el gran amigo y experto en el sector David Ropero, Excel no es una agenda, no tiene recordatorios, ni mil cosas más, que sí que necesita tener un CRM.

Antes de nada, ¿qué es un CRM?

Mitos y leyendas sobre las bondades de los CRM puedes encontrarlos en todo internet. Por mi parte, hace unas semanas escribí un artículo sobre qué es y qué no es. Básicamente, las siglas se refieren al software que hay detrás de un plan de Marketing Relacional. Del inglés Customer Relationship Management, Gestión de Relaciones con Clientes.

  • La mala noticia es que un software de este tipo va tan ligado a tu tipo de negocio que, en la mayoría de los casos, no es asequible y, en los más escalofriantes, las empresas desembolsan tanto dinero en intentar adoptar uno que tienen que cerrar sus puertas.
  • La buena noticia es que puedes hacerte uno gratis y a tu medida con un poco de imaginación.

Además de esta solución que propongo, en parte un poco por cacharrear, existen muchos servicios que ofrecen versiones gratuitas o con cuotas muy bajas de su aplicación, aumentando poco a poco lo que pagas al mes a medida que tu empresa crece.

Usando Evernote como base de datos

Evernote es como una libreta de papel infinita. Si eres un fan, como yo, de anotar todas las cosas en papel (si no se escribes algo, no existe), habrás descubierto que es la manera más potente para hacer bocetos, crear listas de tareas o simplemente anotar las cosas que hablaste en una reunión con un cliente.

Siempre que alguien me pide recomendación para un software de gestión de tareas, les recomiendo que usen papel y bolígrafo. Es un shock que te lo diga un programador, pero cuando no eres un comercial, ni estás obligado a vender una cantidad de licencias al mes, te puedes permitir el lujo de contar la verdad.

Por un lado Evernote es tan flexible como una hoja en blanco, por otro lado, puedes hacer búsquedas en segundos, en cualquier dispositivo.

Crea una libreta "CRM" para tu empresa y añade una nueva nota (una nota es como una hoja en Evernote) para cada cliente. Anota en ella todos los datos que necesites. Incluye incluso los clientes potenciales, que todavía no te han comprado algo. 

En caso de necesitarlo, puedes crear colecciones de libretas para poder guardar más de una nota por cliente. ¿Te ha dado una tarjeta de visita?, sácale una foto con el móvil y tírala a la basura, Evernote es capaz de leer los datos de las fotos para poder hacer búsquedas del texto que tienen.

Etiquétalo todo

Debes añadirle etiquetas a tus notas para que sean más útiles todavía. Añade una que diga Pendiente para cada cliente que esté esperando algo por tu parte y podrás filtrar en cuestión de segundos todas las tareas pendientes que tienes.

Usa la imaginación, si además de tener la etiqueta Pendiente, le pones una que diga Hoy, te habrás montado sin despeinarte un sistema "Get Things Done" y estarás a la última.

Las búsquedas avanzadas de Evernote permiten hacer este tipo de consultas:

  • notebook:"CRM" tag:"Pendiente" tag:"PrioridadAlta".
    Busca todas las notas de alta prioridad, en el CRM, que estén pendientes.
  • notebook:"CRM" created:"day-7".
    Busca todas las notas que se hayan creado en los últimos 7 días.
  • notebook:"CRM" updated:"day-1".
    Busca todas las notas actualizadas entre ayer y hoy. ¿Había comentado ya que puedes compartir libretas con otras personas?

Finalmente, no me hagas caso a la hora de organizarte con tus notas y tus libretas, lo que mejor te resulte a ti y a tu empresa, será el camino a seguir. Evernote por supuesto no es la panacea, haz pruebas a pequeña escala con tus notas y su estructura, es frustrante si tienes que cambiar la estructura de cientos de notas nada más empezar a usarlas.

Una vez que hayas refinado tu proceso, podrás crear una nota que se llame Plantilla de nuevo cliente potencial y usarla como base para tus nuevas notas.

Haz que internet trabaje por ti

Literalmente. Haz que trabaje por ti. Si no tienes una cuenta ya, te recomiendo que crees una en IFTTT antes de seguir leyendo. If This Then That se traduce algo así como "Si pasa X, entonces haz Y". Es un servicio gratuito que te permite conectar unos servicios con otros. Algunos ejemplos:

  • Si la previsión de esta semana va a ser de lluvia, entonces envíale una promoción de paraguas a una lista de emails.
  • Si me llega un email a gmail y tiene la etiqueta de Lead (nuevo cliente potencial), entonces muéstrame una notificación urgente en el móvil y añade una nueva nota en Evernote.
  • Si el sensor de movimiento de la entrada de la tienda registra movimiento, entonces añade una linea en un fichero de Excel de Google Drive.
  • Si Ricardo escribe un nuevo post en su blog PiradoIV.com, entonces envíame un aviso por email. ;-)

¡Haz volar tu imaginación!, toda tarea que hayas repetido al menos una vez, es candidata de ser automatizada. Cada tarea que automatices, te ahorrará tiempo. Cada minuto de tu tiempo que ahorres, lo podrás dedicar a cosas más importantes en tu empresa, como pensar en nuevas estrategias de marketing.

Al igual que ocurre con Evernote, IFTTT también tiene sus limitaciones, pero juntas son muy potentes. Cuanto más las utilices, más útiles te van a parecer, hasta llegar al punto de pensar ¿Cómo era internet antes de estos servicios?.

Añade recordatorios

Los recordatorios en Evernote son sencillos pero cumplen con su función, simplemente añade una fecha y una hora et voilà!, a parte de sonarte una alarma cuando la hayas configurado, tendrás una lista de tareas pendientes global y por libreta.

Conclusión

El Marketing Relacional no tiene por qué ser caro. En general, con un poco de creatividad, puedes usar herramientas gratuítas como Evernote, Google Drive, Dropbox y IFTTT para crear un sistema que poco o nada tiene que envidiarle al software más caro del mercado. Te encontrarás con limitaciones y problemas, pero para empezar es más que suficiente.

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